Guarda documentos: 5 razões para proteger os seus bens

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guarda documentos

Documentos pessoais e de empresas têm valor imensurável. Enquanto muitos os olham como simples folhas de papel, não imaginam a burocracia e os custos por trás de cada um deles. Mesmo sabendo disso, é comum pecar na organização desses papéis, não dando a eles a devida segurança e valor. Empresas de todos os portes costumam penar até conseguirem uma locação ideal para os papéis e essa missão vem sendo atribuída para espaços distantes da sede, que possuem garantias e estruturas necessárias. Saiba mais.

1. É importante ter documentos em bom estado e sempre à mão

É bastante comum que famílias optem por fazer a guarda de documentos em armários ou numa determinada gaveta. Quanto maior a família, maior também é a quantidade de documentos. Por isso, não é raro que alguns papéis acabem se perdendo ou deteriorando. O pior é que esses fatos só vêm à tona quando a apresentação do documento se faz necessária. Nenhum órgão costuma aceitar papéis que estejam ilegíveis ou deteriorados. Para garantir a conservação adequada, é preciso deixar a gaveta e os armários de lado e escolher um guarda documentos com a infraestrutura ideal.

2. Empresas também se beneficiam

Além de documentos pessoais, o guarda documentos se mostra vantajoso também para empresas dos mais variados portes e ramos de atividades. Contar com um espaço fora do escritório principal destinado a isso permite que o acesso aos papéis seja feito apenas por funcionários autorizados. Dentro da sede, nem sempre essa regra é respeitada. Além disso, uma vez realocados em um guarda documentos, os papéis abrem espaço para o melhor uso do escritório, permitindo assim, a contratação de mais funcionários ou melhor aproveitamento do espaço livre.

3. Tranquilidade e benefícios para todos

Preços atrativos é o principal fator que acaba levando muitos a optar pelo guarda documentos. Porém, as vantagens de escolher um espaço como esse vão além. Dentro do contrato há cláusulas que garantem que o local fique responsável pela limpeza e dedetização. Isso é importante pois afasta o risco de  pragas.guarda documentos

Seguros contra roubos e incêndios também estão inclusos e essa tranquilidade a mais assegura que caso aconteça um desses eventos, a empresa irá ressarcir os danos. Os benefícios são disponíveis tanto para empresas ou pessoas físicas.

4. Atendimento e orientação personalizados

Em algumas sedes de guarda documentos, há a possibilidade de contar com um profissional que auxilie, aqueles que contratam as soluções, a organizar tudo da melhor maneira no box. Essa solução costuma auxiliar quem nunca precisou pensar em um projeto nesse sentido. De nada adianta ter um box em um guarda documentos com infraestrutura completa se a organização interna é uma verdadeira bagunça. Mais que a circulação, é preciso prezar por fácil acesso às prateleiras ou caixas, identificando tudo externamente.

Criar uma cronologia de datas também ajuda na busca. Essas são dicas simples e podem servir para a maioria dos casos, no entanto, com a assessoria é possível desenhar uma organização de acordo com as necessidades de cada cliente.

5. Guarda documentos: segurança e contrato simplificado

Para contratar um guarda documentos basta ter em mãos os documentos pessoais (em bom estado) e definir qual seria o tamanho do box necessário para armazenar tudo de maneira ordeira e com fácil acesso e circulação. Definido isso, o cliente assina o contrato sem tempo determinado. Quando decidir pôr fim à parceria, é possível rescindir sem custo ou multas. As vantagens acima citadas são cláusulas comuns e o cliente não paga a mais por essas soluções.

Quer saber mais sobre organização e guarda documentos? Leia nosso outro artigo.

 

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