Como providenciar a guarda de documentos importantes por tempo indeterminado

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guarda de documentos

Quando iniciamos a vida adulta ou as nossas carreiras, os documentos importantes são poucos. Geralmente todos eles cabem em uma pequena pasta. Mas com o passar dos anos, são contra cheques, contratos, contas pagas, comprovantes de declaração de imposto de renda e todos os tipos de documentos que não podem ser jogados no lixo. O motivo por trás disso é que você pode ser solicitado a apresentar essa documentação para as autoridades por diversas razões.

Entretanto, à medida que o tempo passa, o volume de papéis começa a incomodar dentro de casa. Uma pasta não é suficiente e muitas vezes nem uma grande gaveta é suficiente. Se você se encontra nessa situação, veio ao lugar certo. Veja agora como providenciar a guarda de documentos importantes por tempo indeterminado.

Encontre um espaço que faz guarda de documentos

A guarda de documentos é uma necessidade real das pessoas. Por isso, não é de espantar que existam empresas especializadas nisso. De maneira geral, elas disponibilizam espaços onde você pode armazenar toda a papelada importante da sua vida. Para tanto, esses espaços são desenvolvidos para que os seus pertences não se deteriorem com o tempo. Por exemplo, eles protegem contra a umidade e os insetos. Já pensou ter que achar o contrato de aluguel do seu apartamento dentro das suas pastas e encontrar ele completamente destruído por insetos? Isso não acontece em um guarda documentos.

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Avalie a segurança o guarda documentos

Documentos não são como cupons fiscais do supermercado que eventualmente acabam no lixo. Além dos motivos que já tratamos, existem questões relacionadas à sua privacidade e até à segurança dos seus dados. Por isso, é fundamental que o espaço escolhido para a guarda de documentos seja totalmente seguro. Nesse sentido, nossa dica principal aqui é escolher uma empresa que esteja comprometida com esse quesito. Isto é, que tenha pessoal treinado para manter a segurança do local, que tenha equipamentos de monitoramento e segurança do perímetro do prédio e o que mais ela puder agregar nesse sentido.

Escolha um espaço próximo à sua casa

A guarda de documentos é uma mão na roda para qualquer pessoa. Mas é importante lembrar aqui que ela serve para retirar o excesso de papéis de dentro da sua casa, não necessariamente para levá-los para muito longe de você. Isso porque eventualmente você precisará acessar suas pastas. Tanto para retirar algum documento, quanto para adicionar um volume maior de papéis dentro do espaço alugado. Por isso, uma boa dica aqui é garantir que esse espaço seja próximo. Por exemplo, se você mora na Zona Leste de São Paulo, encontre um local no Tatuapé.

Considere a guarda de documentos para a sua empresa

Se uma pessoa física sozinha já acumula muitos documentos importantes, você consegue imaginar quantos documentos uma empresa tem para armazenar? Por isso, se você está considerando a possibilidade de fazer isso pela sua vida pessoal, adicione a sua empresa nessa conta. Esses documentos são ainda mais importantes, afinal de contas, são diversos colaboradores e parceiros que dependem do sucesso da sua empresa. Melhor cuidar bem dos documentos, não é mesmo?

A guarda de documentos é um assunto sério que merece toda a atenção do mundo. Por isso, nada mais responsável e natural do que procurar um espaço que os trate com a mesma seriedade que você. Você tem mais alguma dúvida sobre a guarda de documentos? Use a nossa caixa de comentários para fazer todas as perguntas que quiser.

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