4 documentos que você não pode guardar em um guarda documentos

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documentos que você não pode guardar em um guarda documentos

Tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas há alguns documentos que precisam estar sempre por perto. Eles garantem segurança no caso de uma fiscalização, por exemplo, e evitam dores de cabeça maiores.

Ao mesmo tempo, há muitos deles que possuem longos prazos de armazenamento. Com isso, fica inviável deixar tudo dentro de casa ou, como é mais comum, dentro do seu imóvel comercial.

Para fazer uma gestão adequada, veja quais são os 4 tipos de documentos que você não pode guardar em um guarda documentos.

1. Os de identificação são documentos que você não pode guardar em um guarda documentos

Carteira de identidade, carteira de motorista e, dependendo do caso, certidão de nascimento ou de casamento são alguns dos documentos básicos de identificação. Eles não apenas são importantes para provar que você é um cidadão, mas também são requisitados praticamente o tempo todo.

Por isso, o ideal é que eles não sejam armazenados em um guarda documentos, já que isso trará dificuldades para que você os acesse quando precisar.

No caso de uma empresa, que, geralmente, é a maior usuária dessas soluções, é fundamental deixar longe desses espaços o contrato social, o registro na Junta Comercial e outros itens de identificação.

2. As licenças e os alvarás também devem ficar sempre por perto

Por falar da documentação de uma empresa, as licenças e os alvarás precisam ser mantidos sempre próximos do local de operação. Ou seja, um alvará de funcionamento deve estar sempre à mão, já que, caso a fiscalização bata à porta, ele precisa ser apresentado quanto antes.

As licenças especiais também estão entre os documentos que você não pode guardar em um guarda documentos. Um posto de gasolina ou uma empresa madeireira, por exemplo, precisam apresentar elementos específicos, que garantem que eles estão operando dentro da lei.documentos que você não pode guardar em um guarda documentos

3. Os referentes a veículos não devem ser guardados em locais distantes

Caso a empresa possua uma frota, é indispensável que tudo esteja devidamente regularizado e que ela possa provar isso a qualquer instante.

Isso porque não é incomum que, nas estradas, haja a fiscalização por parte dos órgãos responsáveis. Se não houver comprovação de certos elementos, o veículo pode ser retido.

Para evitar atrasos e problemas legais, portanto, elementos dos veículos, do motorista e da carga devem estar sempre por perto. Caso eles sejam armazenados em um guarda documentos, não há condições de garantir um trânsito adequado e dentro do tempo previsto.

4. Os livros de registros contábeis mais recentes devem ficar sempre à mão

Outros entre os documentos que você não pode guardar em um guarda documentos são os livros de registros contábil e fiscal do negócio.

Esses elementos possuem tempo indeterminado de armazenamento e servem para que o Fisco faça conferências necessárias. Apresentá-los, portanto, é uma forma de garantir que não houve sonegação de impostos.

Ao mesmo tempo, há alguns muito antigos e não é fácil mantê-los acumulados na empresa. Assim sendo, o recomendado é armazenar externamente apenas os que não forem recentes, já que tendem a não ser solicitados com frequência.

Ao conhecer os documentos que você não pode guardar em um guarda documentos, você garante a segurança de ter os itens necessários sempre por perto. Quanto aos demais, basta procurar uma opção segura para deixar tudo armazenado.

Ainda tem alguma dúvida quanto a isso? Comente para que possamos te ajudar!

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